Was treiben die Jungs da draußen?

 

Wenn Sie schon immer mal genau wissen wollten, was Ihre Jungs draußen wirklich leisten, dann sind Sie bei uns genau richtig.

Wir bauen Ihnen ein aktives Sales Controlling nach Maß. Dazu gehört im Zweifel der gesamte Prozess und die dafür notwendige Software, die wir in Ihr bestehendes System einbetten können.

Dann sind Sie nicht nur auf dem Laufenden, sondern können auch sofort intervenieren. Ganz egal, ob es Ihr eigener Vertrieb ist oder Ihre Vertriebspartner.

Übrigens, HICRO Sales Controlling kann natürlich noch mehr. Wenn Sie erst mal entdeckt haben, wie oft Sie Bestandsprovisionen schon doppelt bezahlt haben, werden Sie uns vor Freude um den Hals fallen.

 

 

Psst! Der Volkers macht locker seine 755 TEUR im Jahr. – Aha. – Aber mit nur einem Kunden. – Oha!!!

 

 

 

 

 

Immobilienfondsgesellschaft

 

„Wo liegen unsere Bestände?“, wollte unser Kunde wissen. Es ist die zentrale Frage jedes Fondsemittenten, weil er Klumpenrisiken und Doppelverprovisionierungen vermeiden will. Unser Kunde wollte sichergehen, dass seine Fondsanteile möglichst weitläufig verteilt sind und nicht zu viele Anteile von einer oder wenigen Parteien alleine gehalten werden.

Wir lieferten innerhalb von 6 Wochen ein erstes, nutzbares System. Es konnte in der ersten Stufe zum einen alle in den eigenen Depots gehaltenen Bestände den Vertriebspartnern der Fondsgesellschaft zuordnen. Zum anderen erlaubte es verschiedene taktisch interessante Parameter auswerten. Dazu zählen neben den reinen Volumendaten auch der Zeitpunkt der Käufe und der historische Aktivitätsverlauf des Vertriebspartners. Denn die Vertriebspartner haben ein erhebliches Einflussvermögen auf das Anlegerverhalten.

Wenige Monate später sollten auch extern gelagerte Bestände immer mehr in das Sales Controlling mit einfließen. Eine Aufgabe, die nicht nur eine vielschichtige technische Lösung erforderte, sondern auch eine neue Herausforderung für den Vertrieb der Fondsgesellschaft bedeutete. Bald konnten die Vertriebspartner regelmäßig ihre extern gelagerten Bestände melden – und nachweisen. Das Ganze natürlich elektronisch.

Unsere Lösung berücksichtigte die technischen Möglichkeiten der Vertriebspartner und Lagerstellen. Mit geeigneten Schnittstellen wurden die elektronischen Meldungen automatisch ausgewertet und in das Sales Controlling übertragen. Die Bereitschaft der Vertriebspartner zur Kooperation war groß, denn sie brachte auch Vorteile für sie. Durch die elektronische Bestandsverarbeitung gelang es die Bestandsprovisionen in viel kürzerer Zeit auszuzahlen. Eines von mehreren Nebenprodukten unserer Lösung, die nebenbei die Arbeit der Fondsgesellschaft enorm vereinfachte.

Das rasante Wachstum der Fondsvolumen und die steigende Zahl an Vertriebspartnern und Lagerstellen machte unsere Lösung für die Kernarbeit der Fondsgesellschaft unverzichtbar.

Das Sales Controlling war nun unter anderem in der Lage zu beobachten, wie konstant, umfangreich und strategiekonform Vertriebspartner Salesaktivitäten vorantrieben. Im Sinne der Strategie der Fondsgesellschaft, mussten die Vertriebspartner vor allem zu bestimmten Zeitpunkten große Anteilmengen verkaufen, um die Renditen des Fonds nicht zu verwässern. Mit unserem Sales Controlling konnten diese taktischen Vertriebsmaßnahmen hervorragend überwacht und gesteuert werden. Sollten einzelne Vertriebspartner Aktivitäten betreiben, die der Salesstrategie der Fondsgesellschaft zuwider laufen, konnte diese sofort einschreiten.

Als weiteres Feature ist es möglich, die eigenen Vertriebspartner in einem „Rating“ zu beurteilen. Dadurch können die leistungsstärksten, die zuverlässigsten und die krisenfestesten Vertriebspartner auf einen Blick gesehen werden.

Für dieses HICRO Sales Controlling, ist die Fondsgesellschaft von der FERI Ratingagentur in der Kategorie „Vertriebscontrolling“ mit einem „AAA“ (Absolute Spitze) ausgezeichnet worden.

 

 

 

 

Dienstleistungsgesellschaft braucht automatisierten Workflow

 

Wenn viele Arbeitsschritte durch mehrere Abteilungen gehen, die teilweise nicht am gleichen Standort liegen, kann es schnell kompliziert werden. Durchlaufzeiten von mehr als einem Jahr konnten so auf bis zu 14 Tage minimiert werden.

Wir haben deshalb für einen Kunden ein Workflow-Managementsystem aufgebaut, dem gleichzeitig ein vollständiges, automatisiertes Controlling integriert ist.

Der prinzipiell vorhandene Ablaufprozess konnte innerhalb der Firma nur bedingt gelebt werden, weil der Informationsfluss zwischen den einzelnen bearbeitenden Instanzen störungsanfällig war. So reichte es aus, dass krankheitsbedingt ein Sachbearbeiter ausfiel und der Prozess vollständig zum Erliegen kam – ohne, dass es bemerkt wurde.

Vereinfacht zusammengefasst benötigte der Kunde zum einen eine Revision seines Workflows, um die Prozesse zu optimieren. Zum anderen musste eine zentrale Instanz geschaffen werden, die zu jedem Zeitpunkt der Bearbeitungsschritte nachvollziehen konnte, wo der Auftrag wie lange liegt, damit automatisch im Krankheitsfall oder bei Urlaub, eine Vertreterregelung aktiviert wurde. Die Handhabung der „Liegezeitüberwachung“ ist von dem System gleichzeitig so anonymisiert gehandhabt worden, dass auch der Betriebsrat keine Verletzung von Persönlichkeitsrechten der Mitarbeiter feststellen konnte und diesem zustimmte.

Durch die Arbeit mit dem Workflowsystem, lassen sich im Rahmen der betrieblich genehmigten Möglichkeiten auch Statistiken über Arbeitsauslastungen der Abteilungen und technische Engstellen des Ablaufprozesses controllen. So konnten aufgrund der Ergebnisse Verbesserungen der personalen Auslastung in einzelnen Bereichen herbeigeführt werden. Weiter wurden einzelne Abläufe verändert und angepasst, weil sie fehlerbehaftet waren oder aufgrund von zeitsensiblen internen Richtlinien zu großen Verzögerungen führten.

Gerade die Vereinfachung von internen Richtlinien kann sehr entlastend für die Mitarbeiter und die Abteilungen sein. In der Regel ist es möglich, diese so zu verändern, dass es trotzdem nicht zu Einbußen von Qualitätsstandards oder Rechtsverletzungen kommt. Seit Einführung des Systems konnten aufgrund der massiven Beschleunigung der Bearbeitungszeiten mehr Kosteneffizienz der Mitarbeiter erreicht werden, die Kundenzufriedenheit wurde durch schnellere Lieferung und Abrechnung erhöht. Die Mitarbeiter können sich mit Problemen und Verbesserungsvorschlägen zum Workflow direkt an eine Hotline wenden. So werden schnell Lösungen gefunden und das System bleibt dynamisch und verbessert sich stetig.